Weniger manuelle
Routine im Büro.
Wir prüfen wiederkehrende Aufgaben in Ihrem Unternehmen und entwickeln passende Automatisierungen und KI-gestützte Abläufe. Zum Beispiel für das Sortieren von Anfragen oder vorbereitete Antworten – mit festgelegten Zugriffen und Freigaben.
Prozessanalyse
Aufwand prüfen
vor der Umsetzung
Daten & Zugriffe
Berechtigungen klären
Ihr Unternehmen wächst –
die Routineaufgaben auch?
Wo entstehen in Ihrem Arbeitsalltag wiederkehrende Verzögerungen?
Daten-Pingpong
Ihr Team überträgt Informationen aus E-Mails in Kundendatenbanken, Verwaltungsprogramme oder Excel-Listen. Solche Übergaben prüfen wir auf Automatisierungsmöglichkeiten.
Lange Antwortzeiten
Kundenanfragen bleiben liegen, weil Zuständigkeiten oder Informationen fehlen. Eine Vorstrukturierung kann die Bearbeitung erleichtern.
Fehler bei der Übertragung
Wiederholtes Kopieren kann zu fehlenden oder falschen Angaben führen. Wir prüfen, wo feste Regeln und Kontrollschritte helfen können.
Gebundene Arbeitszeit
Fachkräfte verbringen Zeit mit wiederkehrenden Verwaltungsaufgaben. Wir untersuchen, welche davon technisch unterstützt werden können.
Wir verbinden Ihre Abläufe
mit passenden Werkzeugen.
Für jeden Prozess prüfen wir Datenqualität, verfügbare Schnittstellen und Berechtigungen. Klare Regeln, KI-Auswertung und menschliche Prüfung übernehmen jeweils die Aufgaben, für die sie geeignet sind.
Eingehende Daten
Beispiel: eine Projektanfrage per E-Mail
KI-Agent
Schlägt Kategorie und Antwortentwurf vor
Prüfung & Freigabe
Angaben prüfen und vereinbarte Aktion freigeben
Beispielablauf: Die konkrete Umsetzung hängt von Ihren Programmen ab. Zusätzliche Dienste, laufende Kosten und notwendige Freigaben klären wir vor der Beauftragung.
So sieht die Unterstützung im Alltag aus.
Das smarte Handwerksbüro
Beispiel: Ein Neukunde schreibt eine Projektanfrage. Das Büro muss Angaben erfassen, Rückfragen klären und die Bearbeitung zuordnen.
Möglicher Ablauf
Eine Automatisierung kann Angaben aus der E-Mail vorschlagen, ein Ticket vorbereiten und einen Antwortentwurf erstellen. Ihr Team prüft Angaben und Inhalt vor dem Versand. Verbindliche Preise oder Zusagen bleiben in Ihrer Verantwortung.
Das automatisierte Immobilienbüro
Beispiel: Zu einem Objekt gehen viele ähnliche Anfragen ein. Informationen müssen zugeordnet und Rückfragen beantwortet werden.
Möglicher Ablauf
Ein Ablauf kann Anfragen sortieren, fehlende Angaben markieren und Antworten zu freigegebenen Objektinformationen entwerfen. Ihr Team entscheidet über Interessenten und Termine. Zugriffe auf personenbezogene Daten werden auf den vereinbarten Zweck begrenzt.
In drei Schritten zum geprüften Ablauf.
Die Prozess-Analyse
Wir erfassen einen konkreten Prozess, seine Beteiligten und den bisherigen Aufwand. Gemeinsam legen wir fest, welches Ergebnis wir im Pilotbetrieb prüfen möchten.
Setup & Implementierung
Wir richten die benötigten Schnittstellen und Berechtigungen ein und testen den Ablauf anhand vereinbarter Fälle. Fehlerbehandlung, menschliche Freigaben und der Umgang mit Daten gehören zur Abnahme.
Wartung & Weiterentwicklung
Überwachung, Fehlerbehebung und Anpassungen an geänderte Schnittstellen vereinbaren wir im Betreuungsumfang. Änderungen werden geprüft; Verantwortlichkeiten und Meldewege halten wir fest.
Fragen? Antworten.
Wir prüfen zuerst die Programme, die Sie bereits nutzen, etwa Outlook, lexoffice oder HubSpot. Ob sie angebunden werden können, hängt von Schnittstellen, Tarif und Zugriffsrechten ab. Zusätzliche Dienste oder Anpassungen besprechen wir vorab.
Wir klären für den konkreten Anwendungsfall, welche Daten verarbeitet werden, welche Anbieter beteiligt sind und welche Berechtigungen nötig sind. Einstellungen, Verträge und mögliche Nutzung für Modelltraining müssen je Dienst geprüft werden. Sensible Entscheidungen erhalten geeignete Prüf- und Freigabeschritte.
KI-Ausgaben und Schnittstellen können fehlerhaft sein. Deshalb planen wir Prüfregeln, Fehlermeldungen und einen manuellen Bearbeitungsweg ein. Umfang der Überwachung und Reaktionszeiten vereinbaren wir für den Betrieb.
Das hängt von Prozess, Schnittstellen, Datenqualität und notwendigen Freigaben ab. Nach der Bestandsaufnahme schlagen wir einen begrenzten Pilotumfang und einen dazu passenden Zeitplan vor.
Welche Routineaufgabe kostet Ihr Team Zeit?
Beschreiben Sie uns einen wiederkehrenden Ablauf und die eingesetzten Programme. Im Erstgespräch klären wir, welche Voraussetzungen für eine Umsetzung zu prüfen sind.
Kostenloses Erstgespräch anfragenMit einem klar abgegrenzten Prozess beginnen.